Về hình thức thì thường một công cụ tìm kiếm thường được đặt chung với GUI (giao diện đồ họa) trong một khung riêng hay trong một menu. Phần chính của công cụ này là một khung chữ (hay hộp chữ, tiếng Anh: text box).

Để kiếm một cụm từ, đề tài, bài viết, hay dữ liệu thì người dùng chỉ cần gõ vào đó các từ hay cụm từ liên quan. Cụm từ này được gọi là từ khoá (keyword).

Sau khi nhấn nút ra lệnh (search) thì trang Web sẽ trả về danh sách các trang WEB hay trang mà nội dung có chứa từ khoá. Nếu không tìm ra thì hoặc sẽ báo lỗi hoặc hiển thông báo không tìm thấy và yêu cầu người dùng thực hiện những bước khác.

Công cụ tìm kiếm có thể chỉ đơn giản tìm các cụm từ trong các tựa bài viết hay phức tạp hơn là được hỗ trợ bằng các máy truy tìm mà đa số là dùng Google.

Tuỳ theo sự phát triển về phần mềm của công cụ tìm kiếm, nó có thể có những hỗ trợ đặc biệt. Một số công cụ tìm kiếm có khả năng truy tìm một lần nhiều cụm từ hay tìm các cụm từ thoả mãn các điều kiện khác nhau. Trong trường hợp này thì hỗ trợ thường được tăng cường bởi các phép toán. Chẳng hạn, người ta có thể kiếm các bài viết phải có mặt hai cụm từ cùng một lúc qua phép toán lôgic AND (còn được biết là phép toán lôgic +).